Voor een goede dienstverlening aan de burger is een gerichte efficiënte bedrijfsvoering randvoorwaardelijk. De bedrijfsvoering is er op gericht dat de interne en externe processen zo efficiënt mogelijk verlopen en dat de missie van de gemeente wordt ondersteund. De bedrijfsvoeringstaken waaronder personeel, organisatie, communicatie, informatie, automatisering, financieel, kwaliteit, juridisch en huisvesting gaan we verder optimaliseren en beter op elkaar afstemmen.
5.3.1 Planning- en control cyclus
De planning- & control cyclus voor het jaar 2016 is in het voorjaar 2015 gestart met de voorjaarsnota. De nu voorliggende begroting geeft vervolgens de budgettaire kaders op hoofdlijnen weer, inclusief een geactualiseerd meerjarenperspectief 2017-2019. In het begrotingsjaar zelf informeren wij u over de voortgang via bestuursrapportages. Vervolgens verantwoorden we ons in het voorjaar van 2017 met het jaarverslag en de -rekening.
De gemeente Helmond werkt aan de doorontwikkeling van de p&c- producten. In dat kader is er een aantal verbeteringen doorgevoerd in de voorliggende Programmabegroting die vooral tot doel hebben om de leesbaarheid te vergroten mede i.v.m. de introductie van de web-based versie van de begroting. Deze verbeteringen zullen ook worden doorgevoerd in de nog te verschijnen p&c- producten.
5.3.2 Vennootschapsbelasting
Voortgang implementatie belastingplicht Vennootschapsbelasting:
Vanaf 1 januari 2016 wordt de gemeente Helmond belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting indien en voor zover zij ondernemingen drijft. Het vaststellen van de ondernemingen moet plaatsvinden op activiteitsniveau waardoor de gemeente Helmond meerdere ondernemingen zal gaan uitoefenen. Om de implementatie van de belastingplicht goed te kunnen uitvoeren is in maart 2015 een projectgroep ingesteld. In eerste instantie heeft de projectgroep zich beziggehouden met het verzamelen van kennis en het leggen van contacten met interne en externe partijen. In juni 2015 is besloten dat Deloitte Belastingadviseurs de implementatie zal gaan begeleiden. Samen met Deloitte is een stappenplan opgesteld. Op dit moment loopt de inventarisatiefase. Aan de hand van een door Deloitte ontwikkelt model worden de diverse ondernemingen gedetecteerd en wordt een koppeling gelegd tussen de ondernemingen en de bijbehorende grootboekrekeningen. Deze fase moet begin oktober worden afgerond. Aan de hand van de inventarisatie kan in oktober een voorlopige financiële analyse worden gemaakt van de effecten van de invoering van de vennootschapsbelasting. Aan de hand van de verkregen informatie zal worden beoordeeld of er mogelijkheden zijn tot fiscale optimalisatie. Deze fase is voorzien tot eind november.
In de inventarisatiefase heeft een koppeling plaatsgevonden tussen de ondernemingen en de bijbehorende grootboekrekeningen. Deze koppeling is de basis voor het opstellen van de aangifte vennootschapsbelasting over het jaar 2016. De aangifte moet worden ingediend in 2017.
5.3.3 Personeel en organisatie
Investeren in de kwaliteit van de organisatie
De Gemeente Helmond is volop in beweging. Externe ontwikkelingen maken ingrijpende veranderingen bij de gemeente noodzakelijk, zoals de drie decentralisaties (jeugdzorg, werk en inkomen & zorg aan langdurig zieken en ouderen), de intensivering van de samenwerking binnen de Peel, de komst van de omgevingswet en de noodzaak tot bezuinigingen, vanwege de economische omstandigheden en de kortingen op de gemeentelijke inkomsten. Deze externe ontwikkelingen hebben gevolgen voor de strategie, besturing, structuur, werkprocessen, financiën en systemen van de organisatie. Dit alles is nu al merkbaar op de terreinen werk en inkomen, zorg en jeugd. Maar de ontwikkelingen vragen ook om een nieuwe visie binnen de domeinen dienstverlening, ruimte en economie. Voor staf & ondersteuning betekent dit alles een verdere professionalisering. Aandacht is onder meer nodig voor de digitalisering van de werkprocessen (klantprocessen) en de bestuurs- en managementinformatie. Maar ook voor het werken met een concernplanning en het sturen op meerjarige performance (resultaat) door o.a. aandacht te besteden aan de planning & controlcyclus, de HR-cyclus, opleidingen & trainingen en de kwaliteit van het management.
Teneinde de gewenste klantgerichte, flexibele en vernieuwende organisatie te worden zal een forse investering in tijd, menskracht en middelen de komende jaren nodig zijn. Zodanig dat de organisatie in staat is te voldoen aan de gestelde ambities van de stad, de regio en de Peel, zoals ook verwoord in het Coalitieakkoord. Hier hoort bij dat we minder denken en handelen vanuit de hiërarchisch gestuurde organisatie, maar meer zullen gaan werken vanuit een drietal domeinen om thema’s en op te lossen vraagstukken tegemoet te treden. Concreet betekent dit:
- Meer opereren vanuit drie domeinen, te weten ‘Bestuur en beleid’, ‘Bedrijfsvoering’ en ‘Dienstverlening’ in samenwerking met ketenpartners zoals ondernemers, bewoners, Peelgemeenten, belangengroepen, etc.. Bij de ontwikkeling of uitvoering van beleid wordt in principe uitgegaan van zelfredzaamheid van de samenleving. De dienstverlening is persoonlijk waar het kan en digitaal waar mogelijk. Hierdoor ontstaat een dynamische organisatie die enerzijds flexibel (breed inzetbare medewerkers vooral rondom het domein Bestuur& Beleid) en anderzijds planmatig en procesmatig (vooral het domein dienstverlening) is ingericht
- De organisatie is ingericht vanuit de logica van de vraag (burger, cliënt)
- In deze keten is één medewerker duidelijk verantwoordelijk voor een taak of dienst zodat cliënten/burgers niet van het kastje-naar-de-muur gestuurd worden.
- Managers sturen op het faciliteren van besluitvormings- of uitvoeringsprocessen, resultaat & ontwikkeling van medewerkers en teamvorming.
- Programma- en projectsturing loopt dwars door de organisatie heen.
- De organisatie is efficiënt georganiseerd.
In de komende periode zal hier een nadere uitwerking van gemaakt worden.
Politiek-bestuurlijke ambities en organisatieontwikkelingen
Onderstaand zijn in het kort de belangrijkste ambities van de stad en de politiek verwoord:
Coalitieakkoord
In het coalitieakkoord staan de ambities van de coalitie voor de komende 4 jaar als volgt verwoord:
- Kracht en creativiteit van mensen aanspreken: nieuwe vormen van samenwerking ontwikkelen en zorgen voor een transparante overheid
- Een Sociale stad zijn met een sociaal vangnet
- Ruimte aan ontwikkeling en initiatief, passend bij stad en economisch tij
- Voldoende vestigingsmogelijkheden voor bedrijven, (vraag uit de markt), meer banen en stageplekken
- Initiatieven nemen om duurzaamheid te versterken.
- Veilige stad: respectvolle omgang, veiligheids- en sociaal beleid nauw verweven. Discriminatie tolereren wij niet.
- De Gemeente houden wij financieel gezond; bezuinigen noodzaak.
Stadsvisie
De belangrijkste ambities: werk voor iedereen; levendig en aantrekkelijk centrum; kwaliteitswijken; de kracht van sport, recreatie en cultuur; goede bereikbaarheid; regionale samenwerking; een gezamenlijk Helmond.
Peel 6.1.
Een andere belangrijke pijler voor de gemeente is de visie op regionale samenwerking in de Peel. Het versterken van de strategische positie van de Peelregio en de stad Helmond vraagt om intensivering van de samenwerking. Inmiddels wordt al uitvoering gegeven aan de samenwerking op de terreinen werk & inkomen en zorg (WMO & jeugd).
Windkracht 14
De afgelopen twee jaar heeft in het ambtelijk apparaat een brede herbezinning plaatsgevonden op de rol en functie van de moderne ambtenaar onder de noemer Windkracht 14. Navolgende inzet wordt breed gedragen als het gaat om de kernelementen van een modern overheidsapparaat:
- Co-creatie met de samenleving
- Klantgericht, betrokken en slagvaardig
- Kwaliteitsvolle en vernieuwende dienstverlening
- Inspirerende werkgever en flexibele organisatie
- Professionele medewerkers met passie
- Hands-on mentaliteit en lef behouden.
De organisatie, dienstverlening en handhaving
O.a. uit Windkracht 14, de bovenstaande geschetste ontwikkelingen en observatie is het nodig de organisatie verder te professionaliseren. Helmond heeft in het verleden fors geïnvesteerd in dienstverlening. De Stadswinkel is daar het levend bewijs van. Tegelijkertijd moeten we constateren dat deze ontwikkeling nu stagneert. Mede door de verkokering lukt het niet om alle frontoffice-diensten integraal te bundelen en lukt het niet om een ingrijpende digitaliseringsslag te maken. Daarnaast legt de regionalisering van taken een nieuwe uitdaging neer bij gemeenten om de kwaliteit van dienstverlening goed te borgen (voorkomen van groei aan loketten). Dit vraagt om goede afspraken, eenduidige dienstverleningskanalen en een vergaande informatiedeling met ketenpartners. Hier ligt een grote opdracht voor de organisatie. Deze krijgt inmiddels vorm via het programma Dienstverlening en Digitalisering.
Onderstaand is te zien welke aandachtsvelden dit programma kent:
Voor 2016 gaat dit betekenen dat een nieuwe dienstverleningsvisie met uitvoeringsplan het licht gaat zien, dat gebouwd wordt aan een nieuwe (toptaken)website, dat de organisatie over de volle breedte digitaal-zaakgericht gaat werken, dat factuurstromen digitaal worden afgehandeld etcetera. Hiermee is dit programma één van de voertuigen om de organisatie te laten doorontwikkelen.
De kracht van de organisatie is haar actiebereidheid. In het verleden heeft dit de gemeente veel opgeleverd, vooral binnen de domeinen economie, ruimte en het sociale domein. In de cultuur is dit positief zichtbaar doordat veel zaken opgepakt worden en er vaak gezocht wordt naar oplossingen. In het negatief leidt het tot verkokering waardoor management en medewerkers onvoldoende scherp hebben voor welke opgaven ze nu als concern precies staan. Ook heeft dit een negatief effect op HRM, financiën en ICT. Zo ontbreekt het aan een strategische beleidsmatige, financiële en personele planning. Ook de kwaliteit en efficiency van de stukkenstroom en mandaat laat te wensen over. De uitdaging is tot meer concernsturing te komen en daarbij de natuurlijke kracht van de organisatie te benutten, zodat een cultuur kan ontstaan die uitgaat van: verantwoordelijke, professionele medewerkers die elkaar feedback durven te geven, managers die sturen op resultaat en de ontwikkeling van hun medewerkers en teams, er aandacht is voor planning en control (verwachtingen managen), concernplanning, en het effectief en efficiënt inrichten van de organisatie o.a. door processen te digitaliseren, doublures en lacunes uit werkprocessen te halen, systemen te verbeteren en te investeren in de kwaliteit van medewerkers en managers.
Extra aandacht is eveneens nodig voor de handhaving en integriteit. Het Rapport G&I inzake integriteit bestuur en organisatie heeft laten zien dat de gemeente het been op dit gebied dient bij te trekken. De situatie bij de Stadswacht heeft de urgentie daartoe versterkt.
Ontwikkeling personeelsformatie
Op dit ogenblik is de meerjarige formatie en de hiermee gemoeide kosten als volgt weer te geven. De ontvlechting van de afdeling Werk en inkomen en de hieraan te relateren formatie in de ondersteuning en overhead is nog niet in onderstaande tabel verwerkt. Dit geldt ook voor de ontvlechting van Zorg en ondersteuning.
|
Inhuur
De gemeente Helmond maakt noodzakelijk gebruik van een flexibele schil. Enerzijds is dat op momenten dat vacatures (nog) niet zijn ingevuld of sprake is van bijvoorbeeld ziekte. Anderzijds wordt specialistische kennis ingezet indien deze niet binnen de gemeente aanwezig is en wel benodigd is voor het behalen van bepaalde doelstellingen.
De grote onzekerheid met betrekking tot de definitieve structuur en toekomstige omvang van het gemeentelijk ambtelijk apparaat nieuwe stijl, noodzaakt tot grote voorzichtigheid met betrekking tot het invullen van vacatures met eigen vast personeel. De organisatie is op dit moment dan ook zeer terughoudend met het aantrekken van nieuw personeel. Een aantal plekken in de organisatie wordt bewust tijdelijk ingevuld, om de grootst mogelijke flexibiliteit in de ontwikkelingsfase te behouden.
Wetgeving
Wetsontwerp Normalisering rechtspositie ambtenaren
In het najaar van 2015 is de behandeling voorzien van het wetsontwerp normalisering rechtspositie ambtenaren in de Eerste Kamer. Als dit wetsontwerp in werking treedt, zullen ook de medewerkers van de gemeente Helmond over enkele jaren niet langer een ambtelijke status hebben doch op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn. Bij geschillen is dan niet langer de ambtenarenrechter doch de civiele rechter aan zet. Over de materiële gevolgen voor de medewerkers zal door de werkgevers nog met de vakorganisaties gesproken moeten worden.